Im allgemeinen unterscheidet man zwischen einer Kalt- und einer Warmakquise. Eine Kaltakquise ist mit einem Schuss ins Blaue zu vergleichen. Man versucht sein Glück, entweder es funktioniert oder es funktioniert nicht. Die Staubsaugervertreter oder aber die Call Center Agenten wissen wie so etwas funktioniert. Eine Warmakquise stellt eine gezielte Anfrage an einen Kunden dar. Der Kunde hat schon Interesse bekundet sei es durch Werbung oder durch eine vorangegangene Kaltakquise. Man arbeitet auf Grund von vorhandenen Interessen, was für beide Seiten wesentlich angenehmer ist als ein Kaltakquise.
Eine gute Warmakquise benötigt zum einen eine gute Adressdatenbank mit Möglichkeiten zum Nachfassen. Zum anderen sollte der Erstkontakt durch Werbung oder andere Marketing Maßnahmen so vorbereitet worden sein, dass der Kontakt auch wirklich warm ist. Eine reine Kaltakquise ist übrigens gegenüber Privatkunden nicht nur unerwünscht sondern sogar verboten. Es handelt sich hierbei einfach um eine Belästigung. Bei einem wie auch immer gearteten Kontakt kann man aber durch geschickte Kundenpflege immer wieder einen Warmakquise durchführen, die auch zu einem bestimmten Prozentsatz in einem realen Geschäft mündet. Zunächst einmal müssen Kundendaten gepflegt werden. Bei jedem Geschäftskontakt gibt es auch Anlässe, mehr Details von dem Kunden kennen zulernen. Es gibt Programme, die das Nachfassen und das Verwalten von sehr übersichtlich gestalten. Wichtig ist aber, dass alle möglichen Kundendaten so genau als möglich erfasst werden. Gleichzeitig sollte man sich die Genehmigung des Kunden erteilen lassen, dass man ihn kontaktiert. Für den Erstkontakt sind kleine Geschenke sehr hilfreich, Geschenke erhalten die Freundschaft oder bauen diese geradezu auf. Wenn man mit einer guten Botschaft den Erstkontakt schafft, ist das Klima für den Zweitkontakt, also die Warmakquise, schon gegeben. Übrigens, wenn man mit einer Gewinnbotschaft ankommt, sind die Kunden meistens auch sehr freigiebig mit persönlichen Daten. Das Misstrauen gegenüber Fremden sinkt, wenn man Aussicht auf ein Geschenk hat.
Datensammeln ist wichtig für die Warmakquise. Wenn man den Kunden kennt, dann kann man ganz speziell für ihn neue Produkte anbieten. Man muss sein Problem kennen lernen und versuchen, dieses Problem für ihn zu lösen, das sollte das Ziel der Warmakquise sein. Wenn man zum Beispiel Kleidung oder Schuhe verkauft, so sollte man über die Größenverhältnisse des Kunden und über seine Vorlieben informiert sein. Hat man die passend Ware, so ruft man kurz bei dem Kunden an und empfiehlt ihm die Ware. Man kann aber auch ohne direkten Verkaufshintergrund an besonderen Tagen mit dem Kunden in Kontakt treten. Geburtstag und Jubiläen sind solche Anlässe. Hier kann man als Geschäftsmann einen Gutschein herausgeben und den Kunden so zu einem Kauf animieren. Der persönliche Kontakt zu den Beworbenen ist sogar höher zu bewerten als der Versuch, seine Ware zu verkaufen. Weiche Faktoren sollten mit einer Warmakquise gepflegt werden und dann im zweiten Schritt die harten Faktoren. Unter weichen Faktoren kann man Vertrauen und Ansehen der Firma sehen und harten Faktoren der tatsächliche Warenverkauf. Warmakquise ist immer Kontaktaufnahme mit guten Grund, man sollte aber die Betonung auf das Wort “Warm” legen, also eine freundschaftliche Akquise durchführen.
Die Datensammlung über Aktivitäten rund um den Kunden hat dabei zusätzlich die Funktion einer Argumentationshilfe. Man kann sich gezielt auf das Gespräch vorbereiten und Argumente für eine Kaufentscheidung entwickeln. Eventuell kann man sogar schon mögliche Gegenargumente erahnen und mit den gesammelten Daten einen Kaufimpuls wecken. Man versucht sich mit dem Datenmaterial in die Situation den Kunden hineinzuversetzen und so zu beraten, dass er glücklich wird. Die Tupperparties sind die Warmakquise Stätten par excellence.