Das Widerspruchsverfahren, oder wie ist nach § 68 Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO), § 44 Abs. 1 Finanzgerichtsordnung (FGO), heißt, das Vorverfahren, ist zunächst einmal Sachurteilsvorraussetzung. D.h. führt der Beschwerte kein Widerspruchsverfahren durch, kann er anschließend keinen gerichtlichen Rechtsschutz erreichen, dass Gericht weißt seine Klage als unzulässig ab, ohne sich mit der Sache zu befassen. Daraus folgt, dass jeder, der sich durch eine Maßnahme der Verwaltung, sei es im Baurecht, der Steuerbescheid, oder ein Gebührenbescheid, zunächst einmal Widerspruch einlegen muss. Nur so kann er sich den Rechtsweg offen halten.
Die Widerspruchs- bzw. Einspruchsfrist beträgt grundsätzlich einen Monat, nach Zugang des belastenden Verwaltungsaktes. Erlässt die Behörde einen Widerspruchsbescheid, obwohl der Widerspruch nach der Frist eingelegt wurde, so ist der Fristverstoß geheilt. Neben dem Widerspruch gibt es noch div. nicht form- und fristgebundene Rechtsbehelfe, wie etwa die Gegenvorstellung, die Dienst- oder Fachaufsichtsbeschwerde. Das Widerspruchsverfahren verfolgt den Zweck, dass die Behörde noch einmal Gelegenheit erhält, den eigenen Verwaltungsakt zu überprüfen und gegebenenfalls zu berichtigen. Der eingelegte Widerspruch führt dazu, dass der Verwaltungsakt nicht bestandskräftig wird und schiebt in der Regel die Wirkung des Verwaltungsaktes auf. In einigen Ausnahmefällen hat der Widerspruch keine aufschiebende Wirkung, dort muss der betroffene mittels einstweiligem Rechtsschutz versuchen, die aufschiebende Wirkung herzustellen. Bearbeitet die Behörde den Widerspruch über längere Zeit nicht, kann der Betroffene Untätigkeitsklage nach §§ 75 VwGO, 46 Abs. 1 FGO erheben.
Grundsätzlich kann der Einspruch sogar dazu führen, dass der Verwaltungsakt durch einen für den Widerspruchsführer noch schlechteren ersetzt wird. Die Rechtssprechung wenden das Verbot der “reformatio in peius” (zu deutsch Verböserung) nicht auf das Widerspruchs- und Einspruchsverfahren an. Neben dem Adressaten des Verwaltungsaktes, kann auch ein Dritter sog. “Drittwiderspruch” erheben, sofern er nachweisen kann, durch den Verwaltungsakt beschwert zu sein. Das kann bei der Erteilung einer Baugenehmigung etwa der Nachbar sein, dem dadurch das Licht auf seinem Grundstück genommen wird, etc.
Der Widerspruch wird zunächst der Ausgangsbehörde zugeleitet, die über ihn befindet. Hilft sie dem Widerspruch nicht ab, trifft die Widerspruchsbehörde ihre Entscheidung. Das besondere am Widerspruch ist, dass die Behörde nicht nur die Rechtmäßigkeit des Widerspruchs überprüft (so wie die Gerichte), sondern auch die Zweckmäßigkeit des Verwaltungsaktes, hier ist der Behörde ein Ermessen eingeräumt, dass nur auf Ermessensfehler gerichtlich überprüft wird. Hilft die Widerspruchsbehörde dem Widerspruch nicht ab, oder trifft sogar einen für den Widerspruchsführer ungünstigere Entscheidung (dies ist jedoch nur nach vorheriger Anhörung möglich), dann bleibt nur die Verwaltungsgerichtsbarkeit, um den Verwaltungsakt zu korrigieren. Hier kann mittels Anfechtungs- und Verpflichtungsklage Rechtsschutz erlangt werden.
Nur in wenigen Ausnahmefällen ist das Widerspruchsverfahren entbehrlich, so etwa wenn der angegriffene Verwaltungsakt durch eine oberste Bundes- oder Landesbehörde ergangen ist, oder wenn der Widerspruch eine erstmalige Beschwer enthält. In diesen Fällen, muss der betroffene Bürger direkt die Gerichte in Anspruch nehmen, was für ihn natürlich mit einem höheren Kostenrisiko verbunden ist, denn das Widerspruchsverfahren ist kostenfrei. Außerdem findet eine eingeschränktere Überprüfung statt.
Neben den allgemeinen Regeln haben viele Bundesländer für ihr Verwaltungsverfahren (geregelt in den Landesverwaltungsverfahrensgesetzen) im Widerspruchs- und Einspruchsverfahren leicht abweichende Regelungen getroffen, die aber von Land zu Land stark divergieren.