Die gesetzlichen Grundlagen eines Verwaltungsverfahrens sind im Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) festgeschrieben. Des weiteren sind die Vorschriften für Finanzverfahren in der Abgabenordnung (AO) und im X. Sozialgesetzbuch (SGB X.) geregelt. Für die Arbeit der Landesbehörden gelten die Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder, die sich aber nur unwesentlich von den Bundesvorschriften unterscheiden. Ziele eines solchen Verfahrens können sein: Die Voraussetzungen für einen behördlichen Akt zu überprüfen, das Vorbereiten und Erlassen eines Verwaltungsaktes oder einen öffentlich-rechtlichen Vertrag herbeizuführen. In einem weiteren Sinne werden darunter sämtliche behördlichen Verwaltungsvorgänge verstanden.
Es gibt grundsätzlich zwei Arten des Verwaltungsverfahrens: Das allgemeine nicht förmliche und das förmliche Verwaltungsverfahren. Letzteres kommt immer dann zum Tragen, wenn es im Gesetz vorgeschrieben ist. Das nichtförmliche Verfahren kann auf Antrag eines Bürgers, sofern das öffentliche Interesse es erfordert oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften eingeleitet werden und muss von einer staatlichen Behörde initiiert sein. Die Entscheidung wird dem Bürger nach Abwägung aller Tatsachen meist formlos mitgeteilt. Das förmliche Verfahren unterliegt dagegen strengen Durchführungsvorschriften. Sämtliche Vorschriften dafür sind ebenfalls im Verwaltungsverfahrensgesetz geregelt. Derartige Verfahren spielen praktisch eine untergeordnete Rolle und kommen beispielsweise bei Enteignungen und Musterungen zum Tragen. Die Entscheidung der Behörde muss hier regelmäßig schriftlich zugestellt werden.
Werden die Entscheidungen der Behörde in einem Verwaltungsverfahren von der Gegenpartei, dem Bürger, angezweifelt, hat er die Möglichkeit Rechtsmittel geltend zu machen. Dazu kann er zuerst einen Widerspruch einlegen. Dieser ist für ein späteres Gerichtsverfahren grundlegend. Kann die Behörde von der Richtigkeit des Widerspruchs überzeugt werden, fertigt sie einen Abhilfebescheid aus oder lehnt mittels Widerspruchsbescheid das Anliegen ab. Dann hat der Bürger weiterhin die Möglichkeit eine Klage vor dem Verwaltungsgericht anzustrengen. Ist er auch hier erfolglos kann eine zweite Instanz, das Oberverwaltungsgericht bemüht werden. Sollte die Berufung auch hier erfolglos bleiben, steht die dritte und letzte Instanz, das Bundesverwaltungsgericht, als Revisionsinstanz zur Verfügung. Dessen Urteil hat dann für beide Seiten verbindlichen Charakter und ist nicht weiter anfechtbar.
Den staatlichen Behörden sind im Zusammenhang mit einem Verwaltungsverfahren gewisse Pflichten auferlegt. Dazu gehört die Auskunfts- und Beratungspflicht, die sämtliche Informationen umfasst die zur Durchsetzung der Bürgerrechte dienen. Ansonsten hat der Bürger sogar ein Recht auf Schadenersatz. Seine Legitimation erhält das Verwaltungsverfahren durch das rechtsstaatliche Prinzip, dass die staatliche Verwaltung nur im Rahmen der Gesetze ausgeübt werden darf. Die Gesetzgebung für die Verwaltungsverfahren obliegen in der Bundesrepublik Deutschland dem Bund.