In der Praxis können mit der Bezeichnung VoIP Telefonanlage sowohl die Zusammenstellung bestimmter physisch vorhandener Geräte als auch verschiedene Softwarelösungen gemeint sein. Die softwarebasierte VoIP Telefonanlage ist mit Sicherheit die günstigere Wahl. Sie lässt sich unkompliziert in bestehende Systeme integrieren und macht bis auf die Anschaffung spezieller Ports zum Anschluss von Endgeräten die meisten Investitionen überflüssig. Ein weiterer wirtschaftlicher Vorteil ist, dass sich die Grundversionen der VoIP Telefonanlagen kostenfrei aus dem Internet herunter laden lassen. Sie reichen für den privaten Gebrauch und für kleinere Unternehmen, die keine speziellen Anforderungen an die sprachgebundene Kommunikation stellen, wie dies zum Beispiel in Callcentern erforderlich ist, völlig aus.
In der privaten Praxis besteht die kleinste Variante der VoIP Telefonanlage aus TAE Buchse, Splitter, Router und Dect Telefon oder Computer. Dabei bildet innerhalb der VoIP Telefonanlage der Router die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Netzen, die in der Fachsprache auch Gateway genannt wird. Dabei wird diese Schnittstelle von einer Sofware hergestellt, die bei den Routern in Form der Firmware gleich mitgeliefert wird. Dort ist die Verwaltung und Zuordnung von Rufnummern zu den einzelnen Ports möglich. Oft ist auch gleich eine Voice Box als rein softwaregebundener Anrufbeantworter mit integriert. Der Zugang zur Benutzeroberfläche ist über eine spezielle Software möglich, die auf einem Computer installiert werden kann. Alternativ kann man den Zugang über den Aufruf einer IP Adresse im Browser herstellen. Die Firmware des Router stellt darüber hinaus auch die Möglichkeit zur Verfügung, Wahlregeln für ausgehende Telefonate einzurichten. So kann man zum Beispiel festlegen, dass normale Festnetzrufnummern als VoIP Gespräch über das Internet angewählt werden und Sonderrufnummer wie beispielsweise die Notrufe über das Festnetz getätigt werden. Auch die Sperrung einzelner Rufnummern und ganzer Vorwahlbereiche ist möglich. Dadurch wird die Firmware des Routers gleichzeitig zur Kindersicherung, die verhindert, dass Anrufe bei teuren Hotlines getätigt werden können.
Für gewerbliche Zwecke stehen andere VoIP Telefonanlagen zur Verfügung. Die Software wurde teilweise ursprünglich als reine Linuxanwendung konzipiert und steht auch als Serverlösung zur Verfügung. Inzwischen haben die Programmierer auch Möglichkeiten geschaffen, sie in andere Betriebssysteme einbinden zu können. Auch sie ist in der Grundversion kostenlos im Internet erhältlich und bietet ein breites Spektrum an Funktionen, die sie förmlich zur VoIP Telefonanlage prädestinieren. Sie enthält auch Module, wie sie beispielsweise in einem Callcenter benötigt werden. Setzt man diese Kosten denen gegenüber, die bei der Anschaffung einer Hardware Telefonanlage entstehen würden, stellt man schnell fest, dass die Softwarevariante immer die günstigere sein wird. Ein weiterer Kostenvorteil ist, dass bereits bestehende Netzwerkverbindungen auch weiterhin genutzt werden können und es verschiedene Möglichkeiten des Anschlusses gibt. Das gilt auch für den Router, der im privaten Bereich die VoIP Telefonanlage simuliert. Hier können sowohl analoge Endgeräte als auch ISDN Telefone angeschlossen werden. Für Voice over IP mittels Computer steht einerseits ein LAN Anschluss, mehrere USB Ports sowie WLAN Technologie zur Verfügung. Man braucht also nur noch eine geeignete Anwendung zu installieren und ein Headset anzuschließen, um mit VoIP beim Telefonieren kräftig sparen zu können.