Ein großer Teil der betrieblichen Telefonie und Netzwelt basiert mittlerweile auf modernsten VoIP - Systemen, die Nachfrage wächst, dennoch existieren zahlreiche Unklarheiten bezüglich der Finanzlage, der Abrechnungsformen für VoIP - Nutzer, Angebote und Dinge, auf die man bei der Wahl eines Anbieters und eines konkreten Vertrags achten sollte. Einen kleinen Einblick in diese Problematik sollen die folgenden Ausführungen liefern. Zunächst wichtig ist, wie bei jeder Entscheidung bezüglich eines Dienstleistungsanbieters und eines konkreten Angebots, die komplette Erfassung der benötigten, zusätzlich möglichen, mindestens gebrauchten und ideal umsetzbaren Optionen für das eigene Vorhaben. Ausgehend von diesem beginnt die Suche nach Anbietern und Angeboten, deren Zahl auf dem Markt zurzeit gigantisch ist.
Die Kosten bei der VoIP - Nutzung können unterschiedlich gestaffelt sein, es existieren Pauschalangebote bezüglich monatlich zu übertragender Datenmengen, bei deren Überschreitung Extrakosten anfallen, des weiteren gibt es Angebote für Direktkosten, die konkret nur den in Anspruch genommenen Übertragungsspeicherbedarf verrechnen, unterteilen lässt sich diese Gruppe noch in teilnehmerbegrenzte und teilnehmerunbegrenzte Verträge, das heißt, es existieren Lösungen, bei denen eine feste Verbindungszahl (zum Beispiel eine Telefonlinie oder Ähnliches) festgelegt ist und es gibt Möglichkeiten, bei denen beliebig viele Einzelverbindungen auf einen quantitativ fest umrahmten Datenfluss verteilt werden können.
Vor allem in betrieblicher Hinsicht sollte bedacht werden, was an Einmalkosten und was an Dauerkosten entsteht, wie sich dies staffeln lässt und wie eventuell mit einmalig höheren Kosten, spätere sich über Zeit summierende Dauerkosten eingespart werden können. Zu dieser Erklärung ein Beispiel aus dem Bereich der interaktiven Serviceleistungen, die über VoIP und Spracherkennungsfunktionen möglich werden. Möchte ein Betrieb eine Breitbandleitung mit zehn freien Anrufplätzen mit gleichzeitiger automatischer Weiterleitung in ein Interaktionsmenü einrichten, weiß jedoch, dass die Ansage datumsabhängig ist und aus diesem Grund jeden Monat geändert werden muss, gilt es zu entscheiden, ob ein Mitarbeiter des Betriebes auf die Umprogrammierung des Menüs einmalig geschult werden soll, oder ob ein dauerhaftes Supportangebot des jeweiligen Anbieters in Anspruch genommen werden soll, das sich in den Dauerkosten niederschlägt.
Letztendlich ist auch bei VoIP die sogenannte Flatrate kein unbekannter Begriff und kann zu einem entsprechend hohen Grundbetrag für einen monatlich nahezu unbegrenzten Traffic in Anspruch genommen werden. Achten sollte der VoIP - Interessent auf Extrakosten durch Netzwerkwartung, die nötige Hardware und eventuell gebrauchte Endgeräte und deren Preise sowie auf möglicherweise betrieblich angepasste Interaktionsrahmen, die sich preislich durchaus sehen lassen können. Letztendlich ist die eigentliche Abrechnung für VoIP ähnlich der Telefonrechnung und oder einem simplen Internetvertrag, da VoIP ja ein netzwerkbasiertes System ist. So kann der Kunde also bequem per Lastschrift, Rechnung und den anderen üblichen Optionen die Zahlung vornehmen. Einziger Unterschied zur klassischen Telefonrechnung ist die Fülle an Optionen, die zusätzlich gewählt werden können und deren Notwendigkeit bei der Vertragswahl gründlich überdacht werden sollte. Abschließend sollte auch erwogen werden, ob ein Netzwerk mit der Optionstiefe, die VoIP bietet wirklich vonnöten ist, oder ob ein beispielsweise standardisierter Internet - Flatratevertrag für mehrere PCs und eine darauffolgende kostenlose Installation von frei erhältlichen Messangern für die gewünschten Operationen ausreicht.