Die VoIP Telefonanlage als Übergabepunkt zwischen einem geschlossenen Netzwerk und dem Internet oder einem öffentlichen Telefonnetz stellt unzählige Funktionen zur Verfügung, die die alltägliche Arbeit vor allem in den Bereichen des Managements und der Kundenbetreuung deutlich komfortabler gestalten können. Zu den Kernelementen der VoIP Telefonanlage gehört die TAPI Technologie. Sie macht eine Kommunikation zwischen dem Computernetzwerk und der Telefonanlage möglich. Das ist eine der Voraussetzungen, um Daten bis in einzelne Anwendung hinein übergeben zu können. Zu den beteiligten Anwendungen gehört auch die Software, die Voice over IP möglich macht.
Die klassische VoIP Telefonanlage besitzt einen integrierten elektronischen Anrufbeantworter, der auch in der Lage ist, eingehende Nachrichte als E-Mail weiterleiten zu können. Die Warteschleifenfunktion bietet die Möglichkeit, eingehende Anrufe durch die Abfrage bestimmter Daten via interaktiver Menüs an konkrete Anschlüsse innerhalb des Netzwerkes vermitteln zu können. Dazu steht die Option IVR alias Interactive Voice Response zur Nutzung zur Verfügung. Darüber hinaus lassen sich Anrufe mit dieser Funktion auch bei einzelnen angeschlossenen Teilnehmern in der Warteliste parken und eine Benachrichtigung auf das Telefon senden, falls das Telefon selbst über diese Funktion verfügt.
Die VoIP Telefonanlage unterstützt auch die Optionen Clip und Clir und kann Anrufe auf andere Plätze umleiten, falls der gewünschte Zielanschluss gerade besetzt ist. Mitarbeiter, die gerade im Kundengespräch sind, können die Zuleitung mit der “Bitte nicht stören” Funktion vorübergehend blockieren. Auch Konferenzschaltungen für Teambesprechungen sind möglich, bei denen sogar Videostreams übermittelt werden können. Auch das Mailboxsystem, über das selbst die einfacheren Lösungen bei der VoIP Telefonanlage verfügen, erweist sich im Praxiseinsatz als äußerst hilfreich. Darüber hinaus stellt die VoIP Telefonanlage Schnittstellen für andere Telefonanlage und für die Übergabe der Daten an andere Netzwerke zur Verfügung, die es unter anderem möglich machen, aus dem VoIP Netzwerk heraus ein normales Festnetztelefonat führen zu können. Dafür lassen sich in der Steuersoftware bestimmte Wahlregeln festlegen, durch die bestimmte Rufnummern oder Vorwahlen über das herkömmliche Festnetz abgehen.
Eine Besonderheit unter den VoIP Telefonanlagen stellen diejenigen dar, die in den kommerziellen Callcentern eingesetzt werden. Sie weisen noch ein paar Extras auf, die die tägliche Arbeit deutlich vereinfachen. Über die TAPI Funktion können Datenbanken von einem Computer ausgelesen und nach bestimmten Kriterien gefiltert werden. Die im Ergebnis erzielte Teildatenbank dient als Arbeitsgrundlage für den Dialer, wie das automatische Wählsystem kurz genannt wird. Der Dialer wählt die in der Datenbank vorhandenen Rufnummern an und leitet die zustande gekommenen Verbindungen nach genau vorgegebenen Prinzipien an die einzelnen Mitarbeiter weiter. Einer der Knackpunkte dabei ist, dass der Dialer nicht mit IVR und Anrufbeantwortern kommunizieren kann. Diese Anrufe gehen also immer ins Leere. Andererseits ist diese VoIP Telefonanlage mit Hilfe von TAPI in der Lage, dem Computer Befehle zu erteilen, so dass der Bearbeiter, an den der Anruf weitergeleitet wird, sofort angezeigt bekommt, welcher konkrete Kunde ihm durchgestellt worden ist. Da der Kunde deshalb immer persönlich angesprochen werden kann, entsteht bei ihm der Eindruck, der Anrufende habe extra seine Rufnummer von Hand gewählt, was als wesentlich persönlichere Kontaktaufnahme empfunden und deutlich weniger oft abgelehnt wird.