Als Hardware Telefonanlage wird physisch vorhandene Technik bezeichnet, die die Verbindung zwischen dem öffentlichen Telefonnetz und den angeschlossenen Endgeräten herstellt. Dabei kann der vom öffentlichen Netz bereitgestellte Anschluss entweder analog funktionieren oder ein ISDN Zugang sein. Ein Bestandteil vieler moderner Telefonanlagen ist ein hybrider DAU, also ein Gerät, das analoge Signale in digitale und umgekehrt umwandeln kann. Von ihm aus werden die Signale zu den Ports weitergeleitet. Als Ports werden die Steckplätze bezeichnet, an die man die Endgeräte anschließen kann. Das Programm der Möglichkeiten reicht hier vom klassischen DECT Telefon bis hin zum Computer und zur ISDN Karte.
Die Endgeräte können auf verschiedene Weise mit der Hardware Telefonanlage verbunden sein. Im einfachsten Fall ist das ein normales Telefonkabel, aber auch Twisted Pair Kabel können zum Einsatz kommen. Die neuen Generationen der Hardware Telefonanlagen stellen auch Ports zur Verfügung die mit Funktechnik bestückt sind, so dass auch mobile Endgeräte mit ihnen verbunden werden können. Über spezielle Ports können die Hardware Telefonanlagen auch miteinander verbunden werden. Dann spricht der Fachmann von einem Corporate Network. Meist werden dafür Standleitungen geschaltet, aber auch Wählleitungen und Verbindungen über Richtfunk sind dafür denkbar.
Bei den Hardware Telefonanlagen zeigt sich in jüngster Zeit aber auch noch ein anderer Trend. Dabei braucht man nur an die Router zu denken, die eine Hardware Telefonanlage im Miniaturformat darstellen. Sie stellen für den Anschluss von Computern, Speichermedien und Peripheriegeräten, die vom gesamten Netzwerk genutzt werden dürfen, auch LAN Anschlüsse und USB Ports zur Verfügung. Leider ist bei den meisten Modellen noch kein Hub verwendbar, so dass die Zahl der so anschließbaren Geräte sehr begrenzt ist. Allerdings kann dieses Manko durch den Einsatz von WLAN Technologie kompensiert werden, weil hier die Anzahl der darüber zu verbindenden Endgeräte fast unbegrenzt ist.
Eine weitere Trendwende wird sich hier aus der verstärkten Nutzung und Verbreitung von Voice over IP ergeben. Dazu trägt auch bei, dass neue Arbeitsplatz PCs und erst recht die mobilen Computer mit WLAN oder Bluetooth Technologie ausgestattet sind. Die Platz raubenden und Energie fressenden Hardware Telefonanlagen werden stückweise von den Software Telefonanlagen verdrängt werden. Daraus ergibt sich allerdings der Nachteil der Abhängigkeit von der Stromversorgung, denn die Endgeräte können nicht mehr wie die klassischen analogen Telefone aus dem Telefonnetz mit der benötigten Energie versorgt werden.
Dennoch bieten die Software Telefonanlagen gegenüber den Hardware Telefonanlagen einen entscheidenden Vorteil. Sie können über spezielle Schnittstellen direkt mit den Anwendungen im Computernetzwerk kommunizieren und sich gegenseitig Befehle erteilen. Ein besonders gutes Beispiel dafür sind die Callcenter mit den integrierten automatischen Wählsystemen. Doch auch die Vorteile einer Hardware Telefonanlage sind nicht von der Hand zu weisen. Sie bieten den im Internet zuhauf herumschwirrenden Viren, Trojanern und Würmern kaum Angriffspunkte, weil hier ein Großteil der Vermittlung noch rein elektronisch und nicht mittels Software erfolgt. Deshalb fällt hier bei einem Absturz des Computersystems nicht gleich die Telefonanlage mit aus. Auch bei der Hardware Telefonanlage ist kostenfreies Telefonieren innerhalb der darüber verschalteten Teilnehmer möglich. Eine vorhandene Amtsleitung kann von mehreren Teilnehmern gleichzeitig benutzt werden, wodurch ebenfalls Einsparungen bei den zu zahlenden Anschluss- und Grundgebühren möglich sind.