Die Software ist ein Faxsystem mit modularen Komponenten und dient zum Empfang und Versand von Faxen. Bei den zwei Kernkomponenten handelt es sich um einen Queue Manager und den Empfangsmanager. Die Software wird als vollwertiger Fax-Server in heterogenen Netzwerken und als Telekommunikationsplattform in Unix / Linux Systemen eingesetzt, es gibt aber auch genügend Varianten für das Betriebssystem Windows. Bereits im Jahre 1990 wurde von der Firma SGI unter dem Namen “Flex Fax” der erste Fax-Server entwickelt. Die Software für ein Internetfax hat jedoch eine Reihe von Vorteilen, wie die freie Verfügbarkeit, die Unterstützung aller gängigen Unix und Linux Betriebssysteme sowie Windows Versionen. Die Fax-Server Software kann ebenfalls als binäre Distribution und auch im C++ Quellcode kostenfrei erworben werden.
Das Internetfax arbeitet nach dem Server-Client Prinzip. An einem PC mit dem entsprechenden Softwarepaket befindet sich ein Fax-Modem. Dieses kommuniziert mit der Außenwelt, versendet und empfängt Faxe. Der PC wiederum ist in ein LAN integriert und ermöglicht so allen Arbeitsstationen des Netzwerkes als Clients Fax-Dokumente empfangen und zu versenden. Voraussetzung ist natürlich das die Clients mit dem Fax-Server kommunizieren können. Der Server überwacht und steuert den Zugriff der verschiedenen Nutzer durch spezielle Kontrollmechanismen. Für die Kommunikation zwischen Clients und Server sind Übertragungsprotokolle notwendig. Aufbauend auf TCP/IP werden das Client Server Protokoll und das Simple Network Paging Protocol (SNPP) genutzt.
Nachdem die Installation der Software erfolgte, sollte sofort der Befehl ausgeführt werden, um das Programm zu starten. Mit diesem Befehl erfolgt ein Standard Setup, welcher Konfigurationsdateien mit notwendigen Parametern des Systems und individuellen Einstellungen erstellt. Danach wird das Modem konfiguriert. Das Programm arbeitet mit Geräten der Class1, Class2 und Class2.0 zusammen. Es kann sich um serielle Modems oder Modemkarten handeln. Soll mit ISDN-Karten gearbeitet werden, so muss eine CAPI- Schnittstelle errichtet werden und man benötigt ein Zusatzprogramm. Dieses Programm muss unbedingt ausgeführt werden, egal ob Faxe empfangen oder versandt werden sollen. Die Entwicklung ist für den Betrieb eines umfangreichen Faxsystems vorgesehen. Das Queue-Verzeichnis dient der Speicherung aller Fax-Dokumente einschließlich Metadaten. Nach erfolgreicher Abspeicherung wird dies signalisiert und die Verbindung geschlossen.
Von außen empfangene Faxe gelangen an ein Programm, welches in dafür konfiguriert ist. Dieses Programm signalisiert den Empfang eines Faxes oder versendet das Fax-Dokument als E-Mail. Die komplette Kommunikation und Steuerung des Modems werden ebenso von den Programm übernommen übernommen. Die zu sendenden Dokumente können ein beliebiges Format aufweisen, denn mit Hilfe von Tools werden diese in ein PostScript oder einem TIFF-Format umgewandelt. Mit der Software ist es auch möglich direkt aus einer Textverarbeitung oder einem Office Paket Dokumente als Fax zu versenden. Selbst die Eingabe der Faxnummer kann sich erübrigen, wenn diese in gewissen Datenfeldern hinterlegt wurde. Besonders vorteilhaft ist diese Arbeitsweise bei der Erstellung von Serienbriefen.
Weitere Vorteile von einem Internetfax sind:
Die Fax-Dokumente können vor dem Ausdruck mittels eines Adobe PDF Readers oder Webbrowsers angeschaut werden. Von jedem Netzwerkclient können Faxe gesendet und empfangen werden. Die eingehenden Faxe werden als Bild oder PDF-Datei an E-Mails angehangen und der Empfänger so über einen Fax-Eingang informiert. Die Weiterleitung an beliebige Empfänger ist so unkompliziert möglich. Die Senderzuweisung kann automatisiert werden. Es existiert eine Userverwaltung. Faxe können gespeichert und erst bei Bedarf ausgedruckt werden. Auch eine automatische Deckblatt Integration und Generierung ist möglich. Durch den automatischen Server Datenbackup erfolgt Datensicherung. Eine Schwachstelle bei solch einem Programm ist die deaktivierte PAM- Unterstützung, denn dann akzeptiert der Daemon jedes Passwort und somit kann sich jeder im Netzwerk befindlicher User ins Faxsystem einloggen.