Im Bereich der Kommunikation wird die Latenz auch als Verzögerung oder Delay bezeichnet. Sie entsteht einerseits an den Geräten selbst, die die analogen Signale zuerst einmal in digitale Signale umwandeln müssen. Üblicherweise setzt man dafür eine Latenz von fünf Millisekunden an. Beim Empfänger müssen diese Signale wieder zurückverwandelt werden. Auch dadurch einsteht eine minimale zeitliche Verzögerung. Für den Transport der VoIP Daten werden die vorbereiteten Signale in kleine Pakete zerlegt, die dann wiederum mit Hilfe von speziellen Transportprotokollen komprimiert werden. Dazu und den eigentlichen Transport durch das Leitungsnetz setzt der Fachmann eine durchschnittliche Latenz von fünfzehn Millisekunden an, so dass allein mit diesen beiden Punkten eine Gesamtverzögerung von 25 Millisekunden zusammen kommt. Diese macht sich bei der Echtzeittelefonie jedoch kaum bemerkbar. Erst Verzögerungen ab 125 Millisekunden werden vom Menschen beim Telefonieren als Hemmnis wahrgenommen.
Außerdem wird die Latenz zielgerichtet dazu benutzt, um die Qualität der übertragenen Sprache zu verbessern. Ursache dessen ist, dass zwischen dem Empfang der Datenpakete unterschiedliche Zeitabschnitte liegen können. Je weniger Qualitätsverluste man in Kauf nehmen möchte, desto größer muss die vorsätzlich eingebaute Verzögerung sein. Wobei man an dieser Stelle immer noch von Millisekunden spricht, die man während eines über Voice over IP geführten Gespräches kaum wahrnimmt. Die Zeitunterschiede beim Empfang der Datenpakete werden in der Fachsprache auch Jitter genannt. Werden diese von der Software ausgeglichen, kann der Verlust beim Empfang und bei der Verarbeitung der Datenpakete deutlich gesenkt werden.
Der Latenz entgegenwirken kann man, wenn man leistungsstarke Geräte zur Umwandlung und Komprimierung der Daten anwendet. Das betrifft in besonderem Maße die Geräte, in denen die Signale für den Transport codiert und decodiert werden. Außerdem lässt sich die im Leitungsweg anfallende Latenz reduzieren, indem man einen optimierten Leitungsweg wählt. Das geschieht in der Praxis durch die Einrichtung von immer mehr Vermittlungsknotenpunkte und im Bereich der Computerzentren durch die Erhöhung der Zahl der Serverzentren. Auch die Qualität der von der Telefongesellschaft zur Verfügung gestellten Leistungswege spielt bei der Latenz eine entscheidende Rolle. Dazu zählt auch die Geschwindigkeit, mit der Daten empfangen und versendet werden können. Dabei ist zu beachten, dass vor allem wenn über DSL Anschlüsse VoIP genutzt wird, die Nutzdatenrate bei Upload niedriger ist als beim Download.
Die Internationale Fernmeldeunion ITU hat unter der Registriernummer G.144 verbindliche Richtlinien zur Latenz herausgegeben. Dort geht man davon aus, dass das gesprochene Wort vom Mikrofon des Hörers bis zum Lautsprecher am anderen Ende der Leitung eine Laufzeit von höchstens 150 Millisekunden haben sollte. Als Grenzwert für die technische Realisierung von Echtzeittelefonie gilt eine Latenz von 400 Millisekunden. Liegt die Verzögerung über diesem Wert, dann geht man davon aus, dass Telefonieren nicht mehr im Bereich der Möglichen ist. Besonders fatale Folgen hat es, wenn die entstehenden Zeiträume nicht mit einem sogenannten Komfortrauschen aufgefüllt werden, weil dann bei den Gesprächspartnern schnell der Eindruck entsteht, dass die Verbindung abgerissen ist. Es muss also immer ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Latenz und dem möglichen Paketverlust bei der Datenübertragung erzielt werden, um in guter Qualität telefonieren zu können.