Um den Vorteil der Intranet Telefonie erkennen zu können, muss man erst einmal wissen, was das Intranet überhaupt ist. Mit der Bezeichnung Intranet werden geschlossene Netzwerke betitelt, bei denen durch die Nutzung der VPN Technologie auch über Drittnetze sicher kommuniziert werden kann. Meist handelt es sich um die lokalen Netzwerke größerer Unternehmen, wobei das Intranet nicht unbedingt an die örtlichen Zusammenhänge gebunden ist, sondern lediglich eine in sich abgeschlossene Einheit bildet, auf die von öffentlichen Netzen nicht oder nur über spezielle Schnittstellen mit Adaptern zugegriffen werden kann. Dabei spielt die Anzahl der vorhandenen Clients keine Rolle, so dass die Verbindung zwischen zwei Computern ohne zwischengeschalteten Server die einfachste Form des Intranets darstellt.
Bei größeren Netzwerken wird in der Regel ein Server zum Dreh- und Angelpunkt der Aktivitäten im Netz gemacht. Er stellt für die angemeldeten Clients eine Reihe von Diensten zur Verfügung, die vom internen Austausch digitaler Informationen bis hin zur Telefonie reichen können. Für die verbale Kommunikation innerhalb des Netzwerkes werden die verschiedenen Messangerdienste genutzt, die auch den Anruf von Computer zu Computer zulassen. Der Vorteil dabei ist, dass man bereits im Vorfeld des zu tätigenden Anrufes sieht, ob die Zielperson überhaupt verfügbar ist. Das ist ein wichtiger Aspekt bei der Kundenbetreuung, vor allem wenn es um den Support zu Produkten und Leistungen geht. Dabei können innerhalb der Messangerdienste für die Intranet Telefonie sogar verschiedene Teams gebildet werden, so dass man sofort auf Alternativen ausweichen kann, wenn der gewünschte fachliche Ansprechpartner einmal nicht zur Verfügung steht. Das vermeidet im Interesse der Kundenzufriedenheit lästige Rückverbindungen von Anrufen, die ins Leere gehen, weil der zuständige Bearbeiter gerade nicht am Platz ist.
Eine gangbare Alternative zur Intranet Telefonie sind die Funktionen, die man über den zentralen Server des jeweiligen Intranets zur Verfügung stellen kann. Darüber sind auch Gruppenbesprechungen möglich, ohne dass sich die Teilnehmer von ihrem Schreibtisch wegbewegen müssen. Dabei wird eine Halbduplextechnologie eingesetzt, die bewirkt, dass die Teilnehmer nur nacheinander sprechen können. Das bedeutet in der Praxis, dass man den Anderen immer erst ausreden lassen muss, ehe man selbst antworten kann. Es hat aber den Vorteil, dass nur ein Tastendruck nötig ist, um eine Verbindung herstellen zu können oder man die Einstellung automatische Aktivierung nutzt, um die Hände für die weitere Arbeit freizuhaben.
Bei der Intranet Telefonie können über Softwarelösungen Anrufe von außen automatisch an den passenden Empfänger weitergeleitet werden. Umgekehrt kann man automatische Wählsysteme nutzen, um zum Beispiel alle Kunden anzurufen, die ein bestimmtes Produkt gekauft haben, für das es einen Rückruf gibt oder zu dem ergänzende Teile auf den Markt gebracht wurden. Damit schafft die Intranet Telefonie eine deutliche Erleichterung bei der ständigen Kommunikation innerhalb des Netzwerks und über Schnittstellen auch mit Gesprächspartnern außerhalb des geschlossenen Netzwerks. Da die Intranet Telefonie sich via Voice over IP lösen lässt, ist es auch möglich, die Schnittstelle dazu zu nutzen, ausgehende Gespräche ebenfalls als Voice over IP Telefonate zu führen und so noch kräftig bei den Kosten für herkömmliche Gespräche sparen zu können. Deshalb kann man pauschal das Fazit ziehen, das Intranet Telefonie ein wichtiger Faktor zur Steigerung der Effizienz größerer Firmen ist.