Die Basis dieser Überlegungen ist, dass man mit einer Flatrate für den Internetzugang über DSL die Möglichkeit hat, von mehreren Telefonen aus gleichzeitig Anrufe im deutschen Festnetz tätigen zu können, ohne auch nur einen Cent zusätzlich zahlen zu müssen. Auch für Anrufe in das Festnetz der anderen europäischen Ländern zahlt man via Internettelefonie deutlich weniger, als man bei Nutzung der Angebote der klassischen Telefongesellschaften bezahlen müsste. Das verschafft dem Hotelmanagement die Chance, an den Anrufen ihrer Gäste einen kleinen Teil verdienen zu können, ohne dass man dafür extrem hohe Gebühren pro Einheit verlangen müsste. Häufig greift man bei der Internettelefonie ins deutsche Festnetz inzwischen zu pauschalen Preisen pro Tag. Diesen Gewinn bringenden Trick wenden neuerdings nicht nur Hotels, sondern auch Krankenhäuser bei den Patiententelefonen an.
Praktisch bei der Umstellung auf Voice over IP ist, dass man nicht die gesamte vorhandene Hardware austauschen muss. Sowohl die analogen Geräte als auch die vorhandene Verkabelung kann komplett weiter genutzt werden. Das spart Investitionskosten, die man an anderer Stelle vielleicht sogar viel besser einsetzen kann. Die Steuerung einer solchen großen Anzahl von Nebenstellen überlässt man am besten einer Software Telefonanlage, für die man lediglich einen einzigen Computer mit verschiedenen Ports benötigt. Diese Investition ist gegenüber den bei einem Kompletaustausch entstehenden Kosten sehr gering und amortisiert sich sehr schnell.
Die durch die Umsetzung analoger Anrufe aus einem Datennetz in Voice over IP entstehende Zeitverzögerung, im Bereich der Elektronik auch Latenz genannt, ist so gering, dass die Nutzer davon gar nichts mitbekommen. Auch die notwendige Verschlüsselung der Sprache, bei der immer nur Millisekunden eines Gespräches als Datenpakete verschickt werden, geht extrem schnell. Diese universelle Verschlüsselung ist notwendig, um die Daten durch verschiedene Netze hindurch transportieren zu können. Dabei werden Codecs verwendet, die von der ITU, das ist die Internationale Fernmeldeunion, immer wieder neu standardisiert werden. Der Vorteil ist, dass sie weltweit anerkannt werden und man sich darauf verlassen kann, dass sie in Asien oder Amerika genauso funktionieren wie in Europa.
Für die Koordinierung der Anrufe benötigt man eine Schnittstelle zwischen dem hausinternen Netz und dem öffentlichen Netz. Sie kann über unterschiedliche Anschlussformen und Netzabschlussgeräte bereit gestellt werden. Besonderer Beliebtheit erfreuen sich hier die Breitbandanschlüsse, wie sie in Form von DSL geschaltet werden können. Über Splitter und Router kann man hier verschiedene Endgeräte benutzen, weil die Signale voneinander getrennt und an speziellen Ausgängen zur Verfügung gestellt werden. Das leistungsstarke DSL wird von den Providern in unterschiedlichen Paketen angeboten. Während im Privathaushalt ein DSL 3.000 Anschluss völlig ausreicht, entscheiden sich die Hotels und anderen für DSL 16.000, weil auf Grund der höheren Nutzdatenrate mehr als zwei Leute gleichzeitig telefonieren können. Die Provider haben sich auf diesen Bedarf eingestellt und bieten für Großkunden besondere Tarife an, bei denen mehrere solcher Anschlüsse kostengünstig miteinander kombiniert werden können. Auch der Aufwand bei der Verwaltung solcher Systeme ist sehr gering, denn man kann die Software so anpassen, dass man darüber sogar eine einheitenbezogene Abrechnung per Mausklick für jeden einzelnen Gast erzeugen lassen und eine Durchschaltung bis in jedes einzelne Zimmer mit einer eigenen Durchwahlnummer erreichen kann.