Die Office Communication wird durch die Verbreitung der Internettechnologien zunehmend revolutioniert. Nicht zuletzt tragen dazu auch die Bemühungen der Bundesregierung bei, Deutschland bis in den letzten Winkel hinein mit den leistungsfähigen Breitbandanschlüssen zu versorgen. Diese derzeit in einigen ländlichen Regionen noch fehlende Infrastruktur für die moderne Kommunikation hat in den letzten Jahren zu einer verstärkten Abwanderung der Gewerbebetriebe in die deutlich besser erschlossenen Städte gesorgt. Dieser Trend wird sich weiter fortsetzen und die auf dem Arbeitsmarkt herrschende Kluft zwischen Landgebieten und Städten noch weiter aufreißen, wenn hier nicht schnell und effizient gegengesteuert wird.
Um diesen Bestrebungen der Unternehmen unter dem Aspekt herrschender Mietunterschiede logisch folgen zu können, muss man sich vor Augen halten, welche Kosteneinsparungen durch die Nutzung der Flatrates für den Internetzugang den Firmen entstehen können. Die größten Sparpotentiale liegen dabei eindeutig im Bereich der Office Communication, wenn man gleichzeitig von der analogen Telefonie auf Voice over IP umstellt. Ein DSL 6.000 Anschluss mit einer sogenannten Doppelflat kostet derzeit beim günstigsten Anbieter knapp zwanzig Euro pro Monat. Ein solcher Anschluss reicht für das Management von kleinen Firmen völlig aus, denn es können bis zu vier Telefonate gleichzeitig geführt werden, während andere Mitarbeiter zusätzlich im Internet unterwegs sind und E-Mails verschicken oder sich Daten von Websites herunter laden. Selbst wenn vier Mitarbeiter jeden Tag nur eine Stunde lang telefonieren und man den niedrigen Preis von drei Cent pro Minute zugrunde legt, sind Einsparungen pro Monat von mehr als hundert Euro möglich.
Doch auch in den großen Unternehmen wandelt sich das Bild der Office Communication immer mehr. Einerseits kann auch hier durch Nutzung der Flatrates gespart werden, weil sie sich gleich mehrere dieser Breitbandanschlüsse schalten lassen können, bei denen sie durch großzügige Mengenrabatte sogar noch günstiger wegkommen. Andererseits bieten moderne Software Telefonanlagen eine ganze Reihe von Funktionen, mit denen sich bei der Anwendung von Voice over IP viele Arbeitsgänge standardisieren und an den Kollegen Computer übergeben lassen. Dafür stehen zusätzliche käufliche Module als Ergänzung für die ansonsten frei verfügbare Software zur Verfügung. Weitere Vorteile dieser VoIP Lösung für die Office Communication sind die zahlreichen freien Einstellungen, die man an der Software vornehmen kann. Dazu gehört auch das Erstellen von Wahlregeln, mit deren Hilfe die virtuelle Telefonanlage eingehende Anrufe bestimmten Nebenstellen zuordnen kann.
In größeren Büros kommt auch positiv zum Tragen, dass Voice over IP auch innerhalb des bestehenden Netzwerks kostenfrei und unkompliziert möglich ist. Dazu trägt bei, dass sich die Anwendungen, mit denen VoIP realisiert wird, in die vorhandenen Computersysteme sehr einfach implementieren lässt. Dazu braucht man nicht einmal einen Netzwerkadministrator. Einfach die für das Betriebssystem geeignete SIP- gängige Software herunterladen, installieren, die Adressen der möglichen Gesprächspartner eintragen und loslegen. Einen weiteren Vorteil bieten die Softwarepakete selbst. Sie machen nämlich nicht nur die einfache Telefonie via Datennetz möglich, sondern stellen auch Funktionen wie Konferenzschaltungen und Verfügbarkeitsanzeigen bereit. So kann man binnen weniger Sekunden eine Gruppenbesprechung einberufen, ohne die Beteiligten lokal an eine zentrale Stelle bringen zu müssen. Damit macht die Office Communication einen Schritt in ein neues und vor allem mobiles Zeitalter.